Capacitación virtual dirigida por un instructor: pros, contras y consejos para el éxito

La capacitación virtual dirigida por un instructor (VILT: Virtual instructor-led training, en inglés) se ha descrito como una capacitación para los tiempos en que vivimos. Representa una convergencia de las necesidades organizacionales, la tecnología, la teoría del aprendizaje de adultos y el pragmatismo.

En muchos sentidos, la pandemia de COVID-19 creó las condiciones que llevaron al rápido crecimiento de la capacitación virtual dirigida por instructores. Incluso antes de los mandatos de cierre generalizados, muchas organizaciones estaban implementando políticas flexibles de trabajo desde el hogar. Pero la pandemia aceleró el cambio hacia un entorno de trabajo totalmente virtual, lo que hizo necesario explorar métodos de formación que se extiendan más allá del aula tradicional.

Pronto quedó claro que la capacitación virtual dirigida por un instructor no solo abordaba las limitaciones muy reales impuestas por el COVID-19, sino que se adaptaba bien a la forma en que aprenden los adultos.

¿Qué es la capacitación virtual dirigida por un instructor?

El portal especializado en aprendizaje TrainingIndustry.com define la capacitación virtual dirigida por un instructor como:

Capacitación que se brinda en un entorno virtual o simulado, o cuando el instructor y el alumno se encuentran en ubicaciones separadas. Los entornos de instrucción virtual están diseñados para simular el aula tradicional o la experiencia de aprendizaje.

VILT ofrece importantes ventajas para las organizaciones y sus empleados, por ejemplo:

• Es fácilmente escalable: se puede acomodar un gran número de alumnos en varias sesiones.
• Reduce o elimina los costos de desplazamiento y el tiempo requerido para reunir a los estudiantes e instructores en un solo lugar.
• Los cursos VILT generalmente están diseñados para completarse en un par de horas, y el compromiso de tiempo más corto ayuda a mantener el interés y la participación del alumno.
• Si se utilizan salas de reuniones, los empleados tienen la oportunidad de interactuar y aprender de sus compañeros en otros lugares.
• La capacitación virtual dirigida por un instructor se puede grabar fácilmente y revisar más tarde para reforzar el conocimiento y aumentar la retención.
• Un instructor en vivo puede hacer y responder preguntas, entablar un diálogo abierto, evaluar la comprensión del alumno y tomar las medidas adecuadas para aumentar la comprensión. También pueden adaptarse a las necesidades específicas de diferentes alumnos sobre la marcha.

Por supuesto, la capacitación virtual dirigida por un instructor no está exenta de inconvenientes. Los mayores desafíos se derivan de que los alumnos e instructores no están ubicados físicamente. Sin la presencia física de un instructor para gestionar la dinámica del aula, es fácil que los alumnos se distraigan con las cosas que suceden en su entorno o que caigan en la tentación de realizar múltiples tareas. Además, si bien un instructor puede acceder a algunas señales visuales si los alumnos tienen sus cámaras encendidas, la capacidad de interpretar el lenguaje no verbal es limitada.

Las mejores prácticas para la capacitación virtual dirigida por un instructor

Un buen VILT no es simplemente una cuestión de apuntar una cámara a un entrenador experto y asumir que la magia ocurrirá por sí sola. Sucede por diseño. Las mejores prácticas a continuación ayudarán al personal de aprendizaje y desarrollo a orquestar una capacitación virtual efectiva dirigida por un instructor.

Prepara el escenario para una experiencia digital perfecta

Primero, elije una plataforma de videoconferencia adecuada. Muchas organizaciones confían en Zoom o Microsoft Teams. Ambas plataformas permiten reuniones en línea, chats y uso compartido de pantallas y archivos, todo lo cual puede entrar en juego en la capacitación virtual dirigida por un instructor.

Las organizaciones que ya tienen Teams pueden encontrar que vale la pena el gasto adicional para adquirir Zoom para eventos de capacitación debido a su facilidad de uso desde cualquier dispositivo. Teams requiere la instalación de una aplicación para permitir el acceso desde un dispositivo móvil. Ambas plataformas se actualizan constantemente con nuevas funciones, sin embargo, Teams actualmente tiene una ventaja en términos de funciones superiores de pizarra.

El entorno virtual en vivo agrega la posibilidad de problemas técnicos, pero hay maneras de ser proactivo.

Independientemente de las herramientas que se utilicen, el entorno virtual en vivo agrega la posibilidad de problemas técnicos que no solo pueden distraer, sino también impedir el aprendizaje. Trabajar con el personal de tecnología de la información (TI) para prepararse para las sesiones de VILT puede ayudar a prevenir dificultades técnicas, como que los entrenadores tengan problemas para iniciar sesión en el software VILT.

Otros problemas comunes incluyen no probar el audio y el vídeo antes de la sesión, olvidarse de grabar las sesiones y no compartir códigos de acceso a la reunión o documentos complementarios con los asistentes de antemano.

Sentar las bases

Es común que al comienzo de un evento de capacitación tradicional en el aula, el instructor establezca algunas reglas básicas, como cuándo se ofrecerá un descanso. La capacitación virtual dirigida por un instructor tiene su propia etiqueta, y es mejor dar a conocer estas convenciones al comienzo de una sesión. Estos pueden incluir guiar a los participantes a:

• Mantener los micrófonos silenciados mientras no necesite hablar.
• Mantener las cámaras encendidas y que muestren los nombres de los alumnos.
• Hacer preguntas en la función de chat a medida que surjan, o reténerlas hasta el final de la sesión.

Es posible que algunos alumnos no estén familiarizados con la navegación por las funciones disponibles en la herramienta de videoconferencia, por lo que también es útil proporcionar una breve explicación por adelantado.

Impulsa la interactividad

Un inconveniente del aprendizaje virtual de cualquier tipo es la tendencia humana a perder la atención rápidamente cuando nadie controla lo que estamos haciendo. Sin la presencia de otros para fomentar la participación, es esencial captar el interés de los alumnos y mantenerlo.

Considera tener un moderador designado durante la sesión. Un moderador puede involucrar a los alumnos desde el momento en que inician sesión, incluso si es antes de la hora de inicio del curso. Él o ella puede saludarlos con una encuesta o hacer que usen la función de chat para responder una pregunta estilo rompehielos. Interactuar con ellos al menos cada cuatro minutos durante el curso mantendrá a los alumnos enfocados en lo que sucede en el aula virtual, no en las distracciones del entorno físico.

Es esencial captar el interés de los alumnos y mantenerlo.

Cuanto más participativa sea la capacitación virtual dirigida por un instructor, más profundo será el compromiso del alumno con el contenido, lo que conduce naturalmente a una mejor retención del conocimiento. Presenta sesiones de preguntas y respuestas y actividades en grupos pequeños, como juegos de roles y estudios de casos en puntos estratégicos. Los grupos de alumnos pueden colaborar entre sí en salas de «grupos de trabajo» privados y luego volver a reunirse con el resto de la clase para informar sus resultados y conclusiones.

Además, los diseñadores educativos pueden identificar recursos para complementar la experiencia VILT. Por ejemplo, los módulos de aprendizaje electrónico se pueden ofrecer junto con la capacitación virtual dirigida por un instructor para brindar una experiencia de aprendizaje combinado que se adapte a diferentes estilos de aprendizaje.

El futuro de la formación virtual dirigida por un instructor

Así como el trabajo remoto llegó para quedarse, la capacitación virtual dirigida por un instructor se ha convertido en una característica permanente del panorama actual de formación y desarrollo (L&D). TrainingIndustry.com describió a VILT como:

Uno de los métodos de aprendizaje basado en Internet de más rápido crecimiento.

Los avances en las tecnologías de software solo abrirán nuevas formas de combinar las ventajas de un entorno de aprendizaje virtual con las de la capacitación dirigida por un instructor, de modo que los estudiantes dispersos geográficamente puedan beneficiarse de lo mejor de ambos mundos.

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